Syarat Layanan Informasi arsip
Akhir dari pengelolaan arsip adalah menyediakan informasi yang terdapat dalam khasanah arsip untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Kebutuhan pengguna dapat diidentifikasi sesuai dengan kepentingannya, misalnya untuk kepentingan penelitian, pendidikan, mempelajari sejarah, dan budaya atau bahkan untuk pengetahuan umum. Dalam kegiatan pengelolaan arsip terlibat tiga unsur utama yaitu pengguna yang membutuhkan informasi, khasanah arsip dan petugas kearsipan. Dari segi pengguna, – dalam rangka memenuhi kebutuhannya baik untuk kepentingan individu atau untuk kepentingan lembaga maka akan mencari informasi dari arsip. Artinya pengguna mencari informasi sesuai dengan kebutuhannya. Agar pengguna dapat memenuhi kebutuhannya, maka khasanah arsip harus diolah baik secara fisik maupun intelektual. Secara fisik khasanah arsip disimpan dan diatur sesuai dengan prosedur tertentu dan disediakan alat untuk mencari kembali arsip. Alat ini dibuat dan disediakan dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam mencari arsip yang diperlukan. Penyediaan informasi biasa sebagai disebut dengan layanan jasa atau akses terhadap informasi. Dalam pemberian layanan jasa arsip, lembaga kearsipan memberikan kebijakan antara arsip yang dapat diakses dengan arsip yang dibatasi penggunaannya. Kebijakan ini disesuaikan dengan peraturan yang berlaku terutama dalam hal keamanan dan kepentingan pemerintahan. Artinya ada arsip yang sifatnya rahasia dan ada pula arsip yang dapat digunakan untuk kepentingan penelitian sejarah atau lainnya. Jenis layanan jasa informasi arsip dapat diberikan oleh lembaga kearsipan dengan tata tertib atau peraturan. Permintaan informasi dapat dilayani langsung dan tidak langsung yaitu melalui surat dan telepon.